Dersom du er engasjert i Åpen folkekirke og har utlegg i forbindelse med dette, dekker ÅF ofte kostnadene. Vi er en frivillig organisasjon på lavt budsjett, og derfor har vi utarbeidet retningslinjer for reisestøtte og et skjema man kan bruke til å be om utbetaling for utlegg til reise og eventuelt andre ting.
Utbetalinger skjer på bakgrunn av innsendt skjema i pdf-format (velg lagre som, og velg .pdf som format), samt alle kvitteringer i pdf-format. Dette har å gjøre med hvordan regnskapssystemet til vår regnskapsleverandør er lagt opp.
Retningslinjer for reisestøtte i Åpen folkekirke
vedtatt i Arbeidsutvalget 15. juni 2020 / revidert januar 2024
Disse retningslinjene tar utgangspunkt i at Åpen folkekirke er en frivillig organisasjon, med begrenset økonomi. Arbeidsutvalget ønsker likevel å legge til rette for demokratisk deltakelse i organisasjonens organer i hele landet, og disse retningslinjene angir derfor en moderat politikk for reisestøtte i Åpen folkekirke.
- Det legges til grunn at man velger billigste reiseløsning som er praktisk og gjennomførbar innen rimelig tid når man reiser for Åpen folkekirke. Åpen folkekirke oppfordrer til aktiv bruk av digitale løsninger ved bestilling og den enkelt er selv ansvarlig for å bestille reisen. ÅF sentralt har ingen «praktisk reisebestiller»-funksjon. Det oppfordres til å reise klima-/miljøvennlig når det er mulig og kostnaden ikke er vesentlig høyere enn billigste reisemåte.
- Det dekkes reiseutgifter til møter i Åpen folkekirkes vedtektsfestede organer der man er innkalt gjennom møteinnkallelsen. Reiser til andre arrangementer i Åpen folkekirkes regi dekkes ikke. I forbindelse med valgkamp og annen representasjon kan det være aktuelt å yte reisestøtte, da etter nærmere avtale først.
- Åpen folkekirke dekker i utgangspunktet ikke overnatting utover det som konkret fremgår av møteinnkallingen, men oppfordrer til bruk av privat overnatting. Der dette ikke er mulig eller ønskelig, må man ta kontakt med Arbeidsutvalget før en eventuell bestilling av et overnattingssted som skal refunderes.
- For refusjon av enhver reise må det leveres kvitteringer og reiseregningsskjema. Send en e-post med kvitteringer vedlagt som pdf, samt utfylt reiseregningsskjema til regnskap@apenfolkekirke.no. Reiseregningsskjema finnes på apenfolkekirke.org.
- For reiser med egen bil over 100 km, utbetales kilometergodtgjørelse etter statens takst, skattefri sats. Utbetaling skjer mot levert reiseregningsskjema til regnskap@apenfolkekirke.no.
- Til landsmøter, landsstyremøter og møter for ÅF-delegasjonen til Kirkemøtet dekkes delegatenes reiseutgifter mot vanlig reiseregning. Delegater som får reiseutgifter som overskrider kr 3000 må ta kontakt med Arbeidsutvalget før booking. For de to nordligste bispedømmene settes grensen til 6000. Observatører må dekke reiseutgifter selv.
- Frist for innsendelse av refusjonskrav er to (2) måneder etter gjennomført reise.
Foto: Marvin Meyer / Unsplash